Audit Eksternal Penerapan Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di KUA Piyungan

 

Untuk pertama kalinya KUA Piyungan diaudit oleh pihak eketernal. Pada hari Rabu, 16 Juli 2014 di audit oleh PT. TUV Rheinland Indonesia terkait dengan implementasi ISO 9001 : 2008 (Surveillance Audit) dan dalam rangka certification. PT. TUV Rheinland Indonesia mengutus 3 orang auditor yaitu Bpk. Rahmad Hidayat (Audit leader), Bpk. Novi Arif Budiman dan Ibu Rista Dianamechi (Audithor). Pelaksanaan Surveillance Audit diawali dengan opening meeting Audit Eksternal Penerapan Standart Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 di Lingkungan KUA Piyungan.  yang bertempat di ruang di Ruang Balai Nikah KUA Piyungan jam 09.00 WIB. Acara ini dihadiri oleh Kepala KUA, Penghulu, Pengadministrasi, Penyuluh Agama Islam Fungsional, dan Tim Audit dari PT. TUV Rheinland Indonesia.

Acara ini dibuka secara resmi oleh Kepala KUA Kecamatan Piyungan, Drs. Ali Naseh. Dalam sambutannya, disampaikan bahwa Sertifikasi ISO 9001 versi 2008 yang diberlakukan di lingkungan KUA Piyungan, sesungguhnya menjadi satu komitmen sekaligus gugus kendali untuk mendeteksi, mengukur serta mengetahui, apakah personil yang ada di KUA Piyungan telah menjalankan standar manajemen mutu yang telah dibuatnya. Sehingga diharapkan tugas audit ini dapat memberikan satu masukan sekaligus evaluasi secara konstruktif bagi peningkatan mutu kinerja organisasi di lingkungan KUA yang pada muaranya untuk selalu membangun kualitas pelayanan secara prima. Sementara itu Rahmad Hidayat selaku Audit Leader setelah menyampaikan perkenalan beliau menyampaikan beberapa hal terkait tujuan audit dan Audit plan. 

Sesuai Audit plan, setelah selesai opening meeting, acara kemudian dilanjutkan dengan audit Top Management yang terdiri dari Kepala KUA, Manajemen Representative/Penghulu dan Pengadministrasi.  Acara diakhiri dengan closing meeting yang bertempat di ruang Balai Nikah KUA Piyungan, jam 16.30 WIB.

Pada saat closing meeting, Bpk. Rahmad Hidayat selaku Audit leader memaparkan hasil audit yang dilakukan selama 1 hari. Disamping memaparkan beberapa temuan baik Nonconformity Report maupun Opportunity for Improvements, Rahmad Hidayat juga mengungkapkan bahwa “Komitmen yang kuat dari Top Management untuk menerapkan dan terus melakukan perbaikan yang berkelanjutan dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu di KUA Piyungan”. Hal ini membuktikan konsistensi KUA Piyungan dalam rangka peningkatan kualitas sampai dengan saat ini masih terlaksana dengan baik. Surveillance Audit ditutup oleh Kepala KUA Piyungan. Pada saat penutupan Kepala KUA mengharapkan bahwa perbaikan dan peningkatan kualitas tidak hanya mengacu kepada hasil surveillance audit, akan tetapi banyak hal yang harus terus menerus diperbaiki dan ditingkatkan antara lain yang berhubungan dengan pelaksanaan  Reformasi Birokrasi di Lingkungan KUA.

Berkenaan dengan penerapan Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di KUA Piyungan, Ali Naseh menyatakan bahwa KUA Piyungan telah mengimplementasikannya  sejak tanggal 1 April tahun 2014.

ISO 9001:2008 merupakan sistem penjaminan mutu, yaitu mekanisme standar yang disusun, disepakati, dan diterapkan oleh suatu organisasi dalam menjalankan aktivitas suatu lembaga/instansi/perusahaan. Sistem ISO 9001:2008 secara jelas akan menjelaskan bagaimana lembaga/instansi/perusahaan beroperasi. Bagaimana perkerjaan mengalir dari satu aktifitas ke aktifitas lain. Penanganan pekerjaan mulai dari customer/pelanggan/masyarakat, input ke dalam masing-masing proses, dan output yang dihasilkan dari setiap proses. Parameter-parameter fisik dari hasil pekerjaan, yang menentukan apakah hasil tersebut memenuhi prasayarat kualitas yang telah di tentukan dan disepakati atau belum.

Penerapan & Implementasi ISO 9001:2008 tidak hanya sekedar copy paste prosedur yang ditetapkan, jika perusahaan/lembaga/institusi ingin mendapatkan nilai tambah dari pada system ISO 9001:2008, maka implementasi harus benar - benar dijalankan secara maksimal dan perlu komitmen manajemen yang bagus.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa Quality Management Systems (ISO 9001:2008) adalah Merupakan prosedur terdokumentasi dan praktek - praktek standar untuk manajemen sistem, yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, dimana kebutuhan atau persyaratan tertentu tersebut ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.

Adapun diantara manfaat Penerapan ISO 9001:2008 pada KUA adalah :   a) Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan/Masyarakat, b) Jaminan Kualitas Pelayanan dan Proses yang berkesinambungan, c) Meningkatkan Produktivitas instansi & “market gain”,  d) Meningkatkan motivasi, moral & kinerja karyawan, e) Sebagai alat analisa kompetitor institusi, f) Meningkatkan cost efficiency & keamanan pelayanan, g) Meningkatkan komunikasi internal, h) Meningkatkan image positif institusi, i) Sistem terdokumentasi dan Media untuk Pelatihan dan Pendidikan.

Mengingat arti penting dan manfaat ISO 9001:2008 yang besar bagi sebuah organisasi, maka KUA Kecamatan Piyungan telah menyiapkan langkah-langkah untuk meraih standar ISO diantaranya pembuatan pedoman mutu, prosedur pelayanan lengkap dengan prasarat lain yang harus dipenuhi diantaranya sasaran mutu yang sangat spesifik.

Dengan adanya sertifikasi ini diharapkan kualitas pelayanan KUA Piyungan semakin meningkat dan berkesinambungan dan  akan menjadikan KUA sebagai institusi yang semakin eksis, bermartabat dan berwibawa. Dengan sertifikasi ini, menjadikan KUA Kecamatan  Piyungan sebagai KUA pertama dan satu-satunya KUA di Indonesia yang berstandar internasional.(Dok.alkuninjani)